Prvé krémy vyrábala v hrnci popri deťoch. Lucia s Róbertom firmu aj rodinu zvládajú vďaka jednej veci

Po všetkých tých skúškach je tá situácia dnes už iná. Mesačne vyrobíte tisícky produktov, dostali ste sa na pulty jednej z najväčších sietí drogérií na Slovensku, no ako sami hovoríte, svoj čas napriek tomu viete efektívne rozdeliť aj medzi rodinu a vaše koníčky. Stojí za tým veľký tím ľudí alebo trik, vďaka ktorému sa to dá všetko stíhať?

Róbert: Hlavný trik je ten, že sme sa od začiatku zamerali na to, aby sme boli čo najefektívnejší. Veľa ľudí sa pýta, koľko nás tu je a keď im povieme, tak sú prekvapení, že tak málo. Ale myslím, že je to vďaka tomu, že sme od začiatku všetky peniaze, ktoré firma generovala (a do dnešného dňa to tak máme), vracali späť, aby sme všetky procesy zefektívnili. Aby sme mali dobré stroje, aby sme boli po technologickej stránke čo najlepšie vybavení, aby sme mohli pracovať čo najefektívnejšie.

Na druhej strane je takou mojou citlivou stránkou administratíva. Tú zo srdca nenávidím a snažím sa robiť všetko preto, aby bežala niekde na pozadí. Aj na to sme sa zamerali. Od prvého momentu sme veľa investovali do počítačových systémov a myslím, že sa nám to veľmi pekne darí. Celé prepojenie internetového obchodu, prepojenie na sklad, prepojenie na účtovný systém, všetko máme poprepájané na pozadí cez API (rozhranie pre programovanie aplikácií, vďaka ktorému môže používateľ jednoducho pristupovať k údajom, pozn. red.) a krásne to funguje. V tejto chvíli sa rozprávame napríklad aj o informačnom systéme ABRA Flexi.

To je podľa mňa taký krásny návod na to, ako mať všetko pod kontrolou. Všetky procesy sa snažíme zautomatizovať, aby nikto nemusel robiť náročnú administratívu, ktorá sa dá v dnešnej dobe veľmi pekne nahradiť automatickými procesmi.

Vždy sme sa snažili vytvoriť systém tak, aby bol oveľa robustnejší, ako je momentálna požiadavka. Čiže ak sme riešili balenie nejakej fľaštičky, tak sme sa už zamerali na to, že sme si kúpili stroj alebo linku, ktorá násobne prekračuje naše terajšie požiadavky, aby sme to mali perspektívne vyriešené. Alebo aj systém, ktorý spracováva objednávky. Máme ho tak postavený, že aj v prípade, že by sme sa desaťnásobne zväčšili čo sa týka objemu, vieme to administratívne bez problémov zvládnuť. To nám vytvára taký vankúš, máme jednotlivé procesy pod kontrolou bez toho, aby sme do nich museli neustále zasahovať a stále ich kontrolovali.

Spomenuli ste účtovný softvér ABRA Flexi... Ako by ste popísali život pred jeho používaním a po ňom?

Róbert: Od začiatku som mal jasnú predstavu o tom, ako by účtovníctvo a spracovanie dokladov do účtovníctva malo vyzerať, ale nedarilo sa mi to v slovenských podmienkach zrealizovať. Lebo účtovníci, ktorých sme mali, pracovali s určitými systémami a to viac-menej fungovalo tým klasickým spôsobom – odovzdajte mi doklady, tu mi nahrajte dáta a my vám to spracujeme. To aj pre nás znamenalo veľmi veľa administratívy a prípravy a ja som mal stále takú predstavu, že by som to chcel spraviť nejako modernejšie.

Stále som však narážal na to, že účtovníci, s ktorými som pracoval, tie systémy nepoznali a ani neboli otvorení tomu nejako to zmeniť. Hľadal som, skúšal, aj som sa popálil, ale tým, že som mal jasnú predstavu, pozeral som sa po systémoch, ktoré dokážu pracovať tým spôsobom, že sa dáta prenášajú niekde na pozadí.

S ABROU som začal už dávnejšie, ale práve pre problémy s účtovníkmi som z nej odišiel. Stále som však myslel na to, že ABRA Flexi má API, vďaka čomu sa dá krásne napojiť e-shop a iné aplikácie na sklad a účtovníctvo. Tak som sa predsa len rozhodol, že bez ohľadu na účtovníkov si ten systém budem stavať tak, ako si myslím, že by to malo byť a budem robiť všetko preto, aby som našiel ochotných účtovníkov alebo presvedčil tých mojich, aby to robili tak, ako chcem.

Vytvoril som si teda svoj model, napojili sme sa na ABRU a cez nich sme sa vlastne dostali aj k účtovníkom. Odporučili nám firmu, ktorá s týmito systémami pracuje a rozbehli sme to. Takto sa nám podarilo zdigitalizovať celé účtovníctvo. My iba všetko nahrávame do systému a umelá inteligencia  na pozadí číta doklady a premieňa ich na dáta. Účtovník potom už len kontroluje, či sú dobre vyťažené a celý proces schvaľuje. Ak by sa nám aj zväčšil objem dát, neznamená to veľký nárast práce.

To sú podľa mňa tie momenty, ktoré vám možno na začiatku ani nedávajú zmysel, lebo máte napríklad 200 dokladov mesačne, ale keď si to raz spravíte moderne a zapojíte do toho automatizáciu, tak zistíte, že vám je už vlastne jedno, ako to množstvo rastie.

Myslíte, že keď ste tomuto venovali toľko svojho času, teraz vám to prináša ovocie? Našli ste možno aj vďaka tomuto systému viac času na rodinu a koníčky?

Róbert: Teraz z toho profitujeme. Veľmi. Predtým som musel triediť doklady, niekam ich stále odnášať a neustále telefonovať s účtovníkmi. Teraz máme všetko prepojené. Banky, doklady, všetko tečie priamo účtovníkom a navyše sídlia v Košiciach a stretávam sa s nimi raz ročne a raz mesačne si s nimi rýchlo zavolám. Málokedy riešim nejakú bežnú agendu.

A jasné. Dáva mi to obrovský priestor aj na rodinu a koníčky. Keby som sa obzrel päť rokov dozadu, vtedy som sa venoval účtovníctvu mesačne asi 20 – 30 hodín. Teraz sa mu venujem dve.

Článok vznikol v spolupráci so spoločnosťou ABRA Software.